一、档案建立原则<

1. 完整性原则：成员档案应包含所有与成员相关的信息，确保档案的全面性。

2. 真实性原则：所有档案内容必须真实可靠，不得有虚假信息。

3. 及时性原则：档案的更新应与成员变动同步，确保信息的时效性。

4. 保密性原则：对成员的个人信息和投资决策过程应严格保密。

二、档案内容要求

1. 基本信息：包括成员的姓名、性别、年龄、学历、职业背景、联系方式等。

2. 投资经验：详细记录成员过往的投资经历、业绩、投资策略等。

3. 教育背景：列出成员的教育经历，包括学校、专业、学位等。

4. 工作经历：记录成员的职业发展历程，包括工作单位、职位、工作时间等。

5. 专业资质：列出成员所持有的专业资格证书、职称等。

6. 投资理念：阐述成员的投资哲学、风险偏好、投资目标等。

三、档案管理流程

1. 收集整理：由人力资源部门负责收集成员的相关资料，并进行初步整理。

2. 审核确认：由合规部门对档案内容进行审核，确保信息的真实性和完整性。

3. 归档保存：将审核通过的档案存入档案室，并建立电子档案系统。

4. 定期更新：根据成员的变动情况，定期更新档案内容。

5. 查阅权限：设定查阅权限，确保档案的安全性和保密性。

四、档案使用规范

1. 非公开使用：档案仅限于公司内部使用，不得对外泄露。

2. 授权查阅：查阅档案需经过授权，未经授权不得查阅。

3. 保密承诺：查阅档案的人员需签署保密承诺书，确保信息不被泄露。

4. 责任追究：对违反保密规定的人员，公司将依法追究其责任。

五、档案保管要求

1. 物理保管：档案室应具备防火、防盗、防潮、防虫等设施，确保档案的安全。

2. 电子备份：对电子档案进行定期备份，防止数据丢失。

3. 定期检查：定期对档案进行清理和检查，确保档案的完好性。

4. 技术更新：根据技术发展，及时更新档案管理软件，提高管理效率。

六、档案销毁规定

1. 合法合规：销毁档案需符合国家相关法律法规和公司内部规定。

2. 审批程序：销毁档案需经过审批程序，确保档案的合法销毁。

3. 监督销毁：销毁过程中应有监督人员在场，确保档案的彻底销毁。

4. 记录保存：销毁档案后，需保存销毁记录，以备查验。

七、档案管理责任

1. 人力资源部门：负责档案的收集、整理和归档工作。

2. 合规部门：负责档案的审核和保密工作。

3. 档案室：负责档案的保管和日常管理工作。

4. 全体员工：遵守档案管理规定，共同维护档案的安全和完整。

上海加喜财税对私募基金公司制度性文件办理服务的见解

上海加喜财税专业提供私募基金公司制度性文件办理服务，深知档案管理的重要性。我们建议，私募基金公司在建立投资决策委员会成员档案时，应严格按照上述要求执行，确保档案的完整、真实、及时和保密。我们提供专业的档案管理咨询和解决方案，助力企业提升档案管理水平，确保投资决策的科学性和合规性。

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